Pracovní cesta je služební cesta, při které musí zaměstnanec splnit služební úkol. Pracovní cesta se koná daleko od obvyklého místa výkonu práce a její dobu trvání určuje zaměstnavatel. Za pracovní cestu se nepovažuje práce průvodčího nebo kurýra.

Podle Čl. 167 zákoníku práce Ruské federace, během pracovní cesty si zaměstnanec zachovává své místo (nemůže být propuštěn) a průměrný výdělek. Umění. 168 zákoníku ukládá zaměstnavateli nahradit zaměstnanci náklady na bydlení, cestovné a také další výdaje spojené s pracovní cestou.

Etapy registrace pracovní cesty

Každá společnost může kromě pracovněprávních předpisů vypracovat místní zákon upravující proces vysílání zaměstnanců. Uvádí:

  • jaký může být účel pracovní cesty;
  • koho lze vyslat na služební cestu;
  • jaká je výše denního příspěvku na pracovní cesty v Rusku a v zahraničí;
  • jaké druhy výdajů společnost kryje, včetně dodatečných (například výdaje na pracovní večeře, transfery, taxi).

Před pracovní cestou je důležité seznámit se s firemní politikou pracovních cest, abyste přesně věděli, které výdaje budou proplaceny a které ne.

Proces registrace pracovní cesty v každé společnosti má své vlastní nuance. Existují však také společné body, které jsou typické pro většinu organizací.

1. Výběr zaměstnanců

Podle ruských zákonů nejsou všichni zaměstnanci povinni cestovat na služební cesty. Těhotné ženy nemohou být vyslány na služební cesty, i když jim to nevadí (článek 259 zákoníku práce Ruské federace). Je přípustné vyslat zaměstnance se zdravotním postižením, pokud jsou zajištěny pracovní podmínky, které odpovídají jeho potřebám: například uživatel invalidního vozíku potřebuje rampy.

Koho nelze vyslat na služební cestu

Kategorie zaměstnance

Odkaz na legislativu

Ano, pokud se bavíme o sportovcích a kreativních pracovnících

Zaměstnanci pracující na základě učební smlouvy

Možné pouze v případě, že pracovní cesta souvisí s vyučením

Zaměstnanci se zdravotním postižením

Je to možné, pokud pracovní cesta neodporuje individuálnímu rehabilitačnímu programu

Omezení platí také při vysílání následujících kategorií zaměstnanců na pracovní cesty:

  • ženy s dětmi do 3 let;
  • otcové a matky nebo opatrovníci vychovávající děti mladší 14 let sami;
  • rodiče dětí se zdravotním postižením;
  • rodič dítěte mladšího 14 let, pokud druhý rodič pracuje střídavě;
  • rodiče s více dětmi (tři a více dětí do 18 let), dokud nejmladší dovrší 14 let;
  • zaměstnanci na nemocenské k péči o rodinné příslušníky;
  • kandidátů do parlamentu ve volebním období.
ČTĚTE VÍCE
Jak vypočítat tvar obočí?

Tito zaměstnanci mohou být vysláni na pracovní cestu pouze s písemným souhlasem. To je uvedeno v článcích 259 a 264 zákoníku práce Ruské federace a také v článku 41 č. 67-FZ.

Při vysílání zahraničních pracovníků na služební cesty existují také nuance. Zaměstnanec navíc nemůže být vyslán na pracovní cestu v době, kdy čerpá dovolenou nebo nemocenskou. Chcete-li zavolat zaměstnanci z dovolené, budete muset získat jeho písemný souhlas.

V ostatních případech hrozí zaměstnanci, který odmítne pracovní cestu, disciplinární opatření až propuštění včetně.

2. Koordinace pracovní cesty

V některých organizacích je za účelem koordinace pracovní cesty a souvisejících výdajů zvykem sepisovat memorandum pro nadřízené – obvykle to provádí manažer cestujícího. Dokument specifikuje načasování a účel cesty, jméno a pozici cestujícího.

Ze zákona však není nutné sepisovat memorandum. V mnoha firmách je proces schvalování služebních cest zjednodušen a zautomatizován – zaměstnanec vytvoří aplikaci v podnikovém systému, po které je úkol zpracování dokumentů převeden na odpovědné zaměstnance: sekretariát, personální oddělení, účetní oddělení.

3. Vypracování žádosti o platbu předem

Dalším krokem je, aby zaměstnanec napsal žádost o převod zálohových prostředků, aby si mohl koupit letenky a rezervovat hotel. Částka je vypočítána na základě přibližných nákladů na nájemní bydlení a nákladů na dopravu. Záloha navíc zahrnuje denní dávku. Nezapomeňte si zkontrolovat pravidla služebních cest – neměli byste si rezervovat apartmá v pětihvězdičkovém hotelu, pokud je hotelový limit 2000 XNUMX rublů za den.

4. Vystavení cestovního příkazu

Po schválení cesty je připravena objednávka, kterou musí zaměstnanec podepsat. Dokument je vyhotoven ve volné formě akceptované společností, nebo podle jednotného úředního formuláře T-9 nebo T-9a (pro více obchodních cestujících). Dříve bylo nutné vystavit pracovní zařazení a cestovní list, ale nařízením vlády Ruské federace ze dne 29.12.2014. prosince 1595 č. XNUMX bylo použití těchto dokladů nepovinné. I když je některé firmy používají dodnes, není to zakázané.

  • kdo je vyslán na pracovní cestu (celé jméno zaměstnance, funkce, oddělení);
  • Kde;
  • v jaká data a na kolik kalendářních dnů;
  • proč (účel cesty).
  • kdo cestu financuje (zaměstnavatel).

V dokumentu mohou být také řádky komentářů. Například pokud chce zaměstnavatel určit výši denní dávky.

ČTĚTE VÍCE
Jaké testy by měla žena podstoupit, pokud jí vypadávají vlasy?

5. Rezervace ubytování a letenek

To se v různých organizacích děje různými způsoby. Někde si letenky a hotely rezervují obchodní cestující sami z uvedené zálohy, jinde pověření zaměstnanci společnosti, například zaměstnanci personálního oddělení. Pro mnoho organizací je výhodnější uzavřít smlouvu s konkrétní službou a zakoupit vstupenky z firemního účtu.

Některé společnosti umožňují cestovat nikoli hromadnou dopravou, ale vlastním nebo služebním autem. V tomto případě je zaměstnanci místo jízdenek vystaven nákladní list. Každá společnost vyvíjí svůj vlastní formulář nákladního listu.

6. Výplata denního příspěvku

Denní dávky se vyplácejí předem, několik dní před cestou. Tyto peníze jsou určeny na úhradu dalších výdajů souvisejících s cestováním, jako je strava. Zákon nevyžaduje vykazování toho, na co byla denní dávka vynaložena.

Organizace stanoví výši denní dávky samostatně. Je to uvedeno v předpisech o pracovních cestách nebo v kolektivní smlouvě. Výše platby za služební cesty v Rusku a zahraničí se liší. Podle Čl. 217 daňového řádu Ruské federace se z denních příspěvků sráží daň z příjmu fyzických osob a pojistné, pokud jejich výše činí 700 rublů za den pro služební cesty v Rusku a 2500 XNUMX rublů pro cesty do zahraničí. Většina zaměstnavatelů používá tyto částky jako maximální denní příspěvek. Jsou ale i tací, kteří platí více peněz, vše záleží na politice společnosti.

Pokud se pracovní cesta koná v blízkosti bydliště zaměstnance a ten se vrací domů každý den, denní příspěvek se nevyplácí.

7. Služební cesta

Po podepsání objednávky na pracovní cestu, zakoupení jízdenek, rezervaci ubytování, převedení denních diet můžete vyrazit na služební cestu. Pracovní cesta zpravidla začíná na silnici dnem pracovní cesty, ale každá společnost se o této otázce rozhoduje podle vlastního uvážení. V některých organizacích se v den služební cesty nemusíte objevovat v práci, i když letadlo je ve 9:XNUMX. V jiných je nutné přijít do kanceláře, byť jen na pár hodin.

Hlavním úkolem obchodního cestujícího je uchovávat všechny palubní lístky, účtenky a doklady potvrzující výdaje během pracovní cesty: na ubytování, dopravu a další úřední účely.

8. Zpráva o cestovních výdajích

Po skončení cesty může obchodní cestující vykazovat pouze vynaložené prostředky. K tomu potřebujete:

  • shromažďovat všechny ohlašovací dokumenty (smlouvy, účtenky, palubní lístky);
  • vyplňte předem zprávu;
  • pokud zaměstnanec ztratil jakýkoli šek nebo palubní vstupenku do letadla, musí sepsat poznámku k proplacení vynaložených prostředků.
ČTĚTE VÍCE
Jaké jsou některé cviky na paže?

Ve zprávě musí být uvedeno, kolik peněz bylo na služební cestu přijato, kolik bylo vynaloženo, zda existuje zůstatek nebo překročení. Když účetní obdrží všechny doklady a porovnají výdaje s vystavenou zálohou, dojde k přepočtu. Pokud obchodní cestující dostal více, než utratil, bude muset přebytečné prostředky vrátit. Pokud by naopak bylo výdajů více než vydaných peněz (a to neodporuje předpisům o pracovních cestách), budou zbývající prostředky poukázány na účet obchodního cestujícího.

Předběžnou zprávu spolu se šeky je nutné přinést do 3 dnů po návratu na účetní oddělení.

Účetní doklady

Na bydlení

Jako doklad o pobytu v hotelu musíte poskytnout vytištěnou hotelovou rezervaci nebo voucher a také potvrzení o platbě nebo fakturu. Hlášení dokladů pro hotelové ubytování

Pokud si zaměstnanec pronajímá soukromý byt, je třeba k hlášení přiložit nájemní smlouvu. Je lepší si předem ověřit u majitele, zda může sepsat dohodu. A nebylo by na škodu zjistit, zda účetní oddělení bude takový dokument přijímat. Kde se můžete ubytovat na služební cestě kromě hotelu?

Na dopravu

Pokud si kupujete jízdenku na letadlo, vlak nebo autobus online, nezapomeňte si uložit elektronické účtenky. Při nákupu vstupenky na Tutu.ru obdržíte e-mailem dvě účtenky – za vstupenku a za servisní poplatek. K přehledu je nutné přiložit obě vytištěné účtenky a také vytištěnou elektronickou jízdenku.

Ti, kteří letí letadlem, musí mít vytištěnou účtenku a palubní vstupenku s bezpečnostním razítkem. Jedná se o dokumenty přísného vykazování.

Dále je třeba uschovat jízdenky na městskou hromadnou dopravu, potvrzení o přestupu nebo taxi, pokud předpisy o pracovních cestách stanoví náhradu těchto výdajů.

Na další výdaje

Ostatní výdaje stanoví cestovní řád společnosti. Některé organizace mohou například proplácet náklady na pracovní večeře. V tomto případě je potřeba uschovat účtenku z restaurace.

* Článek má pouze informativní charakter a nemusí se shodovat s názory vládních úřadů a názory čtenářů článku. NTT LLC nenese odpovědnost za rozhodnutí učiněná na základě informací uvedených v článku.