Moderní člověk tráví většinu svého života v práci, takže otázky prostornosti, čistoty a organizace pracoviště jsou dnes velmi aktuální. Nepořádek totiž nejen snižuje celkovou produktivitu zaměstnance, ale také ho nutí neustále ztrácet čas hledáním potřebných věcí a dokumentů.
Správná systematizace věcí na vašem stole vám pomůže zefektivnit vaši práci a zvýšit vaši koncentraci, abyste toho stihli víc.
Jak si uspořádat pracovní prostor: úklid
Jakákoli přestavba by měla začít generálním čištěním. Čistý stůl není jen otázkou hygieny, ale také prostorným polem pro kreativitu.
Důkladně otřít pracovní plochy bude snazší, když z nich na chvíli odstraníte všechny věci. A i když se to zdá jako dlouhý proces, ve skutečnosti bude trvat mnohem déle, než přeuspořádat a rozemlít všechny položky plochy jednu po druhé.
Věnujte procesu čištění dostatek času: používejte speciální čisticí prostředky, vyleštěte škrábance, přistupujte zodpovědně k odstraňování zaschlých skvrn a povrchy ošetřete leštidlem. Budete překvapeni, jak moc se vaše pracoviště promění a zvýší vaši produktivitu.
Dále se musíte zbavit zbytečných věcí. Rozdělte všechny předměty na vašem stole do dvou „táborů“: nezbytné a nepotřebné. Během toho můžete zjistit, že většinu vašeho pracovního prostoru zabírají kalendáře z loňského roku, neaktuální papíry a další věci, které vám zaneřádí stůl. Všechny tyto odpadky je třeba vyhodit.
Pokud vedle vás vždy byla nějaká nezapomenutelná věc, například fotografie, není třeba ji odstraňovat. I když jej můžete vyměnit za nový, tím „osvěžíte“ prostor.
Pokud během úklidu najdete věci, které se při každodenní práci nepoužívají, ale nelze je vyhodit, jednoduše je opatrně vložte do kontejneru a přemístěte do skříně. Uvolníte tak místo a ušetříte důležité předměty.
Jak zorganizovat efektivní pracoviště?
Dobře organizované pracoviště je vždy uspořádaný prostor. Zkuste změnit obvyklé uspořádání věcí na stole. Můžete je umístit „zrcadlově“ do starého uspořádání nebo zpočátku přemýšlet o tom, jak pro vás osobně bude pohodlnější používat předměty na pracovní ploše. Tímto způsobem vnesete efekt novosti do obyčejného, známého vzhledu. Je pravděpodobné, že takto aktualizovaný prostor vás bude inspirovat k vyšší produktivitě.
Abyste pochopili, v jakém konkrétním pořadí věci umístit, použijte svou intuici. Každý člověk má své vlastní chápání pohodlí, takže je důležité přesně určit, jak se vám bude nejpohodlněji sedět: sedněte si ke stolu, zavřete oči a přemýšlejte, ve které části vašeho pracovního prostoru byste podvědomě hledali ten či onen předmět. . A pak jednoduše umístěte věci podle vaší představy o jejich optimálním umístění.
Další tip se týká kancelářských potřeb. Zásobte se papírem, tužkami, kancelářskými sponkami a dalšími pomocnými věcmi pro budoucí použití. Existuje však životní hack: být stálými, nepozorovanými společníky pracovního procesu a některé kancelářské „triky“ mohou také narušit monotónnost vašich každodenních činností. K tomu byste si měli koupit barevné samolepky, ne bílé, nebo krásné neobvyklé pero. Takové maličkosti vytvářejí pro člověka příjemné prostředí.
Pracovní plocha není jen čistý a uspořádaný prostor určený pro počítač a kancelář. Je to místo, kde zaměstnanec tráví podstatnou část svého času, takže se vždy najde místo pro oblíbený, duši hřejivý předmět. Fotka ve světlém rámu, malý květináč, figurka na památku, vtipný pohár – cokoli, co vás může potěšit, je vhodné. Hlavní je to nepřehánět s množstvím.
Jak uspořádat pracoviště v kanceláři: systematizace a efektivita
Jakmile budete mít své položky na stole, přemýšlejte o tom, jak je seskupit, abyste vytvořili více místa:
- Sbírejte pera, tužky a další psací předměty do speciálního stojanu;
- Umístěte všechna elektronická zařízení blízko počítače;
- Skladujte kancelářské sponky, pořadače, sešívačky atd. v blízkosti tiskárny.
Dodržováním přísného řádu budete schopni najít věci intuitivně, což znamená, že si ušetříte čas na řešení důležitějších záležitostí.
Doporučujeme distribuovat sekundární, ale stále použité předměty do zásuvek stolu. Na drobnosti je nejlepší koupit zásobník, který je dimenzován na vaše zásuvky. Vyberte místo pro každou položku v závislosti na frekvenci používání: ty, které jsou potřeba každý den, jsou umístěny v horních zásuvkách, zbytek – v dolních.
Všechny nepoužité věci, které z nějakého důvodu nelze vyhodit, by měly být uloženy do skříně. Pokud to není možné, pak vás od nepořádku ušetří speciální velké plastové nádoby. Můžete je uložit jak blízko pracovní plochy, tak pod ní.
Roztřiďte staré papíry do složek a uložte je do kartotéky. Pro dokumenty používané denně si kupte zásobníky. Nejčastěji jsou vícestupňové, což umožňuje skladovat různé papíry na jednom místě bez míchání.
Jak by mělo být pracoviště organizováno?
Díky systematizaci vašeho pracovního prostoru tímto způsobem můžete strávit méně času hledáním věcí, které potřebujete, a uvolnit jej tak pro řešení důležitých pracovních záležitostí nebo pro relaxaci.
Pokud se však nenaučíte udržovat svůj stůl uklizený, po několika dnech bude vaše pracoviště opět zaneřáděné. Je důležité pamatovat na to, že každý předmět má své místo, kam by se měl po použití vrátit. Vytvoření trvalého návyku může samozřejmě nějakou dobu trvat, ale výsledky stojí za to.
Jak si správně uspořádat pracovní prostor: pravidla
Několik dalších tipů, které vám pomohou správně uspořádat vaše pracoviště, vytvořit dokonalý pořádek a zvýšit vaši efektivitu:
- Zvažte systém ukládání dokumentů. Pokud se jedná o složky, musí být podepsány a očíslovány;
- Nezapomeňte na odpadkový koš poblíž vašeho pracovního stolu;
- Nepřehánějte to s osobními věcmi. Odvádějí pozornost od pracovního procesu a snižují produktivitu;
- Kupte si krabice pro uložení nepotřebných věcí a papírů;
- Nezanedbávejte pohodlí svého křesla. Musí být vybaven opěradlem.
Jak uspořádat pracovní prostor doma?
Práce doma je na jednu stranu velmi pohodlná, ale na druhou stranu velmi uvolňující. Freelanceři a lidé pracující ve formátu home office mají často problémy se sebeorganizací. Nikdo nekontroluje čas začátku a konce práce, nehlídá počet a délku kuřáckých přestávek, nehlídá délku oběda a tak dále.
Abyste se vyhnuli nepříjemným okamžikům, musíte pamatovat na to, že domácí pracoviště se v podstatě neliší od toho kancelářského. Všechny techniky pro uspořádání prostoru v prostorách zaměstnavatele jsou použitelné i doma.
Základním pravidlem, jehož důsledné dodržování je nutné pro produktivní činnost na známém místě, je jasný rozvrh práce a odpočinku. Nikdo se nemůže soustředit na jednu činnost příliš dlouho, ani když je doma, takže stojí za to určit si čas, po kterém je třeba udělat povinné přestávky. Dopřejte si například 15 minut odpočinku po každé hodině práce.
Zde je důležité, aby těchto 60 minut bylo skutečně věnováno pracovním záležitostem, bez vychytávek a jiných rušivých věcí. Tento formát pro organizaci pracovních činností vám pomůže pracovat produktivně a držet krok s domácími pracemi (nikdo vás neobtěžuje vysávat nebo mýt nádobí během 15 minut určených k odpočinku).
Oblíbené články v kategorii:
Ergonomie pracovního prostoru je určitý soubor pravidel, která vám umožňují vytvořit v moderní kanceláři nejpohodlnější podmínky pro úspěšnou a produktivní práci manažerů a zaměstnanců. Dodržováním těchto jednoduchých pravidel budete schopni správně zorganizovat své pracoviště tak, abyste nejen plně rozvinuli odborný potenciál jednotlivého zaměstnance, ale také zlepšili výkon celého týmu. V tomto článku budeme hovořit o tom, jak můžete vytvořit perfektní pracovní prostor ve vaší kanceláři výkonného ředitele, v kancelářích pro zaměstnance a v zasedacích místnostech. Kromě toho dáme pár tipů, jak zařídit relaxační zónu, kde si člověk během pracovního dne udělá krátkou pauzu.
Základní principy organizace prostoru v kanceláři
Moderní kancelář je platformou pro provádění různých obchodních procesů. Toto místo musí odpovídat určitému druhu odborné činnosti a plně odpovídat pracovním podmínkám, které jsou u nás upraveny na legislativní úrovni.
Na základě toho můžeme zdůraznit základní principy nezbytné pro správné uspořádání pracoviště v kanceláři:
- uspořádání a design kanceláře by měly podporovat plodnou interakci mezi zaměstnanci a zvyšovat jejich produktivitu;
- počet pracovišť se volí s ohledem na celkovou plochu areálu (nejméně 4,5 m² na zaměstnance);
- kancelářské pracoviště by mělo být dobře osvětleno pomocí stropních svítidel a lamp umístěných na pracovní ploše každého zaměstnance;
- Kancelářský prostor by měl mít určitá místa pro relaxaci, kde mohou někteří zaměstnanci při dlouhé práci uvolnit emoční napětí a stres.
Samostatně stojí za zmínku, že kancelář musí vždy udržovat určitou teplotu a vlhkost vzduchu, stanovené v souladu s hygienickými a hygienickými normami. Všechny pracovní prostory umístěné v kanceláři je navíc nutné pravidelně větrat a důkladně čistit od nečistot a prachu. Proto je každý stůl, měkká pohovka nebo kartotéka v kanceláři umístěna tak, aby bylo možné večer a ráno bez problémů provádět mokré i suché čištění podlahové krytiny, stejně jako úklid všechny povrchy, včetně těch na těžko přístupných místech.
Pro referenci. V poslední době jsou velmi oblíbené kanceláře typu open-plan (z anglického Open space). Je to dáno tím, že Open space kancelář lze snadno přizpůsobit řešení nejrůznějších úkolů. Zřízení Open space navíc vyžaduje výrazně nižší náklady než vytvoření velkého počtu samostatných kanceláří pro zaměstnance v kanceláři.
Co byste měli zvážit při zařizování kanceláře manažera?
Kancelář manažera je místem, kde se každý den dělají rozhodnutí, která ovlivňují práci a budoucnost celé společnosti. Proto je nutné velmi zodpovědně vybírat kusy nábytku tak, aby pracoviště manažera spojovalo komfort a funkčnost.
Desktop
Na stole by měl být dostatek místa pro umístění monitoru a počítačové klávesnice a také pro dokumenty a papíry, které vedoucí potřebuje k práci. Standardní rozměr desky stolu pro pohodlnou práci s počítačem je 1600×800 mm nebo 1800×800 mm. Optimální vzdálenost od podlahy k povrchu desky stolu je obvykle v rozmezí od 720 do 780 mm.
Při výběru místa pro stůl ve vaší kanceláři byste měli věnovat pozornost následujícím bodům:
- stůl by měl být umístěn naproti dveřím, aby vedoucí společnosti vždy viděl zaměstnance, který přichází do jeho kanceláře;
- stůl lze umístit vedle okenního otvoru, protože přirozené světlo je velmi užitečné při práci s počítačem;
- na stole by měl být dostatek místa pro jeho rozdělení do určitých zón (místo pro práci s dokumenty a místo pro setkávání s kolegy nebo obchodními partnery).
Užitečné informace. Skříňky u stolu jsou skvělé pro ukládání papírů a osobních věcí. Zabírají minimum místa, ale zároveň pomáhají nezaneřádit pracovní prostor. Instalací takových skříní k vašemu stolu budete moci udržovat pořádek, aby v kanceláři, kde pracujete, nebylo nic zbytečného.
Pracovní židle
Není možné si představit pracoviště manažera bez pohodlné židle vybavené individuálními nastavovacími mechanismy.
Při výběru židle pro manažerské pracoviště musíte dodržovat několik pravidel:
- židle by měla mít zvýšenou funkčnost, pozitivně ovlivňující úroveň výkonu manažera;
- židle s vysokým opěradlem pomáhá při práci, protože dokonale uvolňuje svaly zad a krční páteře;
- Pro větší pohodlí může být židle vybavena područkami, které lze nastavit jak na výšku, tak na šířku.
Důležité! Pokud pro domácnost a pro každodenní život můžete použít nábytek, který odpovídá vašemu vkusu, pak pro kancelář musíte koupit nábytek, který odpovídá firemnímu stylu. To znamená, že veškerý nábytek nebo jeho část musí být vyzdobena v určitém barevném schématu, aby i vnitřní prostor v kanceláři efektivně fungoval pro rozpoznání značky.
Oblast vybavení kanceláří
Pracoviště vedoucího kanceláře musí mít nábytek navržený pro umístění kancelářského vybavení. Měl by být umístěn tak, aby se člověk mohl bez problémů pohybovat a úspěšně vykonávat svou práci a racionálně trávit čas dokončením úkolu.
Organizace oblasti kancelářského vybavení má následující vlastnosti:
- nezapomeňte, že vedle této oblasti by měly být skříně na ukládání dokumentů;
- ujistěte se, že kusy nábytku jsou umístěny v blízkosti zdrojů energie;
- poskytnout přístup pro specialisty zabývající se servisem kancelářského vybavení
Jak je uspořádán pracovní prostor v kanceláři?
Moderní kancelář by měla mít vše potřebné pro produktivní práci. To znamená, že během procesu návrhu je celý prostor rozdělen do funkčních zón, aby zaměstnanci mohli pohodlně zvládat své povinnosti.
Nejoblíbenější možnosti uspořádání pracoviště v kanceláři:
- Otevřený prostor;
- uspořádání kanceláře;
- kombinovaná metoda.
Podívejme se blíže na jednotlivé možnosti, protože mají řadu funkcí, které je třeba vzít v úvahu, abyste mohli správně uspořádat pracovní prostor pro každého zaměstnance ve vaší organizaci.
